Pivot tablo ile büyük veriler özetlenerek düzenlenebilir ve kategorilere ayrılarak detaylı analiz edilebilir. Bu yöntem kolay ve hızlı raporlamayı sağlayarak; verilerin gruplanabilmesine katkıda bulunur. Pivot tablo dinamik tablo yapısıdır.

Tablo oluşturmak için öncelikle veri seti seçilir. Ekle sekmesinde yer alan Tablo komutundan tabloya isim verilir ve veriler tablo formatına çevrilir.

Daha sonra, Tablo formatına çevrilen veri setinde herhangi bir alan seçilir. Ekle menüsünün altındaki PivotTable başlığından, pivot tablo yapılır.

Pivot tablo oluşturma esnasında Tablo veya Aralık Seçin alanında veriye verilen isim görülecektir. Yeni Çalışma Sayfası seçeneği ile excel dosyası içerisinde yeni bir sekmeye pivot tablo oluşturulacaktır.

Yeni Sekmeye oluşturulacak olan Pivot Tablo için, Pivot Tablo alanları Filtreler, Sütunlar, Satırlar ve Değerler olarak 4 alandan oluşmaktadır.

1.1.Pivot Tablo Alanları

Filtreler: Veriyi talep edilen şekilde daraltarak filtrelemeyi ve odaklanılan kategorilere daha kolay ulaşmayı sağlar. Örneğin; Kitap Türlerinin bulunduğu bir veride, sadece Edebiyat kitaplarının satış tutarları incelenmek istendiğinde, ilgili kitap türü filtrelenebilir ve analiz edilebilir.
Sütunlar: Veriyi sütun bazında gruplayarak, verinin anlaşılmasını kolaylaştırır. Örneğin; Kitap satış tutarları, Yayın Tarihi bazında sütunlar ile incelenebilir.
Satırlar: Veriyi satır bazında gruplayarak, verinin anlaşılmasını kolaylaştırır.

Örneğin; Kitap kağıt türleri, satır boyunca alt alta gösterilebilir ve veri analizini kolaylaşır.

Değerler: Sayısal verilerin yer aldığı bu alanda, toplama, ortalama, sıralama vb. işlemler gerçekleştirilebilir. Örneğin; Satış Adetleri, Satış Tutarları vb. sayısal içerikli veriler için Değerler alanı kullanılır.

Bu noktada ana veriyi tanımak ve verinin sütunlarında hangi tip verinin olduğunu bilmek önem taşımaktadır. Oluşturulacak tablodaki sütun, satır ve değerler için veri başlıklarını, sürükle bırak ile ilgili alanlara taşıyarak Pivot Tablo oluşturulur.

Kategorik verilerden seçilen Kağıt Türü bilgisi “Satırlar” alanına, sayısal veri içeren başlıklardan olan Satış Adedi, Satış Tutarı ve Maliyet başlıkları da “Değerler” alanına eklenebilir.

1. Pivot Tablo’da Hesaplanmış Alanlar

Ana veride herhangi bir hesaplama yapmadan, pivot tabloya özel hesaplanmış dinamik alanlar eklenebilir. Değerler alanına eklenen veriler kullanılarak, yeni alanlar ve çözümler yaratılabilir. Hesaplanmış alanları oluşturmak için, Pivot Tablo’da yer alan 1 ya da daha fazla sütun kullanılabilir.
Pivot Tablo verileri yenilendiğinde, hesaplamalardaki veriler de yenilenir.

İlk adım olarak, pivot tablo üzerinde herhangi bir alan seçilmelidir. Pivot Tablo seçildiğinde, şerit başlıklarında Çözümle ve Tasarım sekmeleri gelecektir. Çözümle sekmesinde yer alan
Hesaplamalar grubundan Alanlar, Öğeler ve Kümeler komutu ile hesaplanmış alan eklenmektedir.

Konuyla ilgili bir örnek aşağıda yer almaktadır.
Ana veride bulunmayan bir veri olan Brüt Kar, Pivot Tablo’ya hesaplanmış alan yöntemi ile getirilebilir.

Hesaplanmış Alan seçeneğine tıklanarak yeni bir hesaplanmış sütun oluşturmak için, çalışmaya başlanır. Ad alanına yeni sütuna gelmesi istenilen isim yazılır. Formül alanına ise ilgili başlıklar ve işlem seçilerek formül oluşturulur.
Örneğin; Brüt Kar hesaplaması yapılmak isteniyorsa;Ad alanına Brüt Kar başlığı yazılır. Satış Tutarı ve Maliyet başlıkları seçilerek çıkarma işlemi yapılır.

“Brüt Kar = Satış Tutarı – Maliyet” formülü oluşur ve Tamam butonuna tıklandığında Pivot Tablo’ya hesaplanmış alan olan Brüt Kar alanı gelir.

Eklenen Alana ait formüller Formül Listele başlığı ile görüntülenebilir. Bu sayede yapılan çalışmanın formülleri ve çalışmanın nasıl yapıldığı ile ilgili bilgi sahibi olunur.

Pivot Tablo hesaplanmış alanlar ile ilgili örnekler verilerin içeriğine bağlı olarak değiştirilebilir, kullanıcının isteğine göre farklı formüller ile şekillenebilir.

Yazar: Dilay Kaya Gökmen