Excel FİLTER(Filtre) Fonksiyonu

Fonksiyon veri aralıklarını tanımladığınız ölçütlere göre filtrelemenize olanak tanır.  Bir diğer tanım ise belirli bir kriteri karşılayan verileri hızlıca süzmek ve görüntülemek için kullanılır. Özellikle büyük veri setlerinden yalnızca belirli verileri çekmek ve analiz etmek için oldukça faydalıdır.

Fonksiyon 3 adet parametreden oluşur. Sonuncu parametre opsiyoneldir.

=FİLTRE (Liste; Veri Aralığı; Boş Veride Gösterilecek Değer)

Fonksiyon içindeki 1. Parametre olan liste verilerin yer aldığı tablo dizindir. 2. Parametre ise getirilmek istenen yani neye göre filtrelemek istediğimiz değişkenin belirtildiği parametredir. 3 . parametre ise opsiyonel olup hücrede istenen bir veri yok ise hücrede yazılması istenen veri tanımlanır.

Bir dizi fonksiyonu olduğu için tek hücreye formül uygulanması yeterlidir. E1 hücresine yazılan formülde A2:C5 aralığının filtreleneceği ve bu filtrenin C2:C5 arasındaki verilerden Patates olanlara göre yapılacağı belirtilmiştir.

Filtre fonksiyonunun altın kuralları;

Filtreleme işlemi için açıkça tanımlanmış ve anlaşılır kriterler belirlenmelidir. Veri tablosundaki değer ile filtrelenecek değer adı uyumlu olmalıdır. Örnek olarak veri tablosunda Portakal yazıyorsa filtreleme adı verilirken PORTAKAL yazılmamalıdır.

Fonksiyon içinde metinsel ifadeye göre arama yaptırılacaksa muhakkak “” çift tırnak içinde yazılması gerekir. Eğer çift tırnak kullanılmadan metinsel ifadeye göre filtre uygulanmasını istiyorsak metinsel ifadeyi yazmak yerine yazılı olduğu hücrenin seçilmesi yeterlidir.

Sayısal değerlerde > veya < işareti kullanılarak filtre uygulanmak istenirse sayısal değerin arasına nokta konmamalıdır. Veri tablosunda sayı olarak 100.000 olarak yazılsa da filtre koşulunu yazarken >100.000 değil >100000 olarak yazılmalıdır.

Veri olan satırları tablo haline getirip (Ctrl + L) , ilgili tablo üzerinde filtre fonksiyonunu kullanırsak eğer her tabloya veri girdiğimizde otomatik filtre fonksiyonu da yenilenir.

Filtre fonksiyonunda ve olarak “*” işaretini veya olarak “+” işareti kullanılır.

Sayı içeren bir kolonda da operatörler kullanılarak işlem yapılabilmektedir.

F2 hücresinde yazılan formüle göre satış adedi 16.000 üzerinde olanlar filtrelenmektedir.

Her fonksiyonda olduğu gibi bu fonksiyonda da hata sonucu oluşabilir, aranan değer bulunamayabilir. Bu gibi durumlar için fonksiyonun son parametresine herhangi bir değer girilebilir.

=FİLTRE(A2:D6;D2:D6>16000;”Bulunamadı”)

Birden fazla alana göre filtreleme yapmak içinse her koşul parantez içine alınır ve aralarına (*) çarpı işareti koyulur.

İhracat edilecek ülke İtalya, Satış tutarı 10000 üzerinde olanları bu şekilde filtrelemek mümkündür. Not olarak iki farklı filtre uygularken aralarına “*” işareti yazılır ve iki farklı filtreyi  ( ) ayraç arasına alınır.  =FİLTRE(A2:E6;(C2:C6=”İTALYA”)*(E2:E6>10000))

+ işareti filtre fonksiyonunda veya anlamı taşıdığı için yukarıdaki örneğe göre daha fazla veri getirilir.

Tüm kolonları değil sadece istediğimiz kolonları getirmek istersek eğer;

Filtre fonksiyonu ile tüm tablo seçilerek İhracat ülkesi İtalya olanlar seçilir. İstediğimiz sütunları getirmek için tekrar filtre parantezine alınarak en sona noktalı virgül ayracını ekledikten sonra süslü parantez (Alt Gr + 7 “{“ , Alt Gr + 0 “}” ) içinde görünmesi istediğimiz kolonlar için 1, görünmesini istemediğimiz kolonlar için 0 yazmamız gereklidir. Firma adından başlayıp toplam 5 sütundan 1 sütun atlayarak 3 sütun getirilmiştir. {1;0;1;0;1}

Filtre Fonksiyonunun Diğer Fonksiyonlarla Kullanımı

BUL (Find) FONKSİYONU İLE KULLANIMI

Fonksiyonun amacı bir hücredeki metinsel ifadeyi tabloda arayarak getirmek için kullanılır. Fonksiyonu kullanırken Bul (Search), Esayıysa (Is number), Filtre (Filter) fonksiyonu beraber kullanılacaktır.

H1 hücresinde bulunan ifadenin geçtiği satırların getirilmesini istiyorsak eğer hücre içindeki ifade Bul fonksiyonuyla Tablo24 isimli tabloda aratılır. H1 hücresinde ifadenin hücrede geçtiği yer sayı olarak belirtildikten sonra Esayıysa parantezine alınarak sonuç döndürülür. (Doğru Yanlış). Sonrasında yazılan formülü Filtre fonksiyonu parantezine alarak tablo24’ tablosundan, içinde sayı koşulunu sağlayan değerlerin filtrelenmesi sağlanır.  İlgili formülü dinamik olarak kullanmak içinde bul fonksiyonuna bir değer yazmak yerine H1 hücresi referans gösterilir. Bu şekilde H1 hücresine tabloda adı geçen bir değer yazarsak filtreleme işlemi gerçekleşir. Eğer H1 hücresine yazılan değer tabloda yer almıyorsa filtre fonksiyonun 3 parametresi olan ve opsiyonel kullanılan parametreye yazılan “Veri Yanlış Girildi” ifadesi sonucunu döndürülür.

SIRALA (Sort)

Fonksiyonun amacı filtre fonksiyonu kullanılarak değerlerden istenilen sütunun rakamsal veya metinsel olarak büyükten küçüğe veya küçükten büyüğe ve alfabetik sıralamaya göre baştan sona veya sondan başa olacak şekilde sıralanmasına yardımcı olur.

H2 hücresinde yazılan formülde ilk önce filtre fonksiyonu ile tablo aralığı belirtilip (A1:F16), sonrasında filtrele koşulu ihracat ülkesi olarak RUSYA olanların döndürülmesi (D1:D16 = “RUSYA”) istenmiştir. Döndürülen tablonun Satış Tutarı sütun adında bulunan rakamsal ifadelerinde artarak gelmesini istersek Sırala fonksiyonunu kullanırız. Uyguladığımız filtre fonksiyonunu Sırala parantezine alarak sıralanın birinci parametresi olan tablo aralığını belirtmiş oluruz. 2. Parametre olarak kaçıncı sütuna göre sıralandığını belirtmek için sıra numarasını veririz .(Bizim kullandığımız tabloda Satış Tutarı 6. Sıradadır) En son olarak ise belirttiğimiz sütunun neye göre sıralandığı belirtmek için 1 – artan , -1 – azalan seçeneklerinden istediğimiz formatı belirleriz.

Eleman (Choose)

Fonksiyonun amacı filtre fonksiyonunu kullandıktan sonra tablonun tüm sütunlarını değil eleman fonksiyonuyla istediğin sütunların getirilmesini sağlamaktır.

G1 hücresine yazılan formülde ilk önce filtre fonksiyonun tablo aralığını belirtmek için tüm tablo seçilir. Burada ise farklı olarak eleman fonksiyonuyla tüm tabloyu değil İhracat ülkesi İtalya olanların satış tutarları getirilmesini istiyoruz. Bu nedenle filtre fonksiyonun 1. Parametresi olan tablo aralığı kısmına Eleman fonksiyonunu yazıyoruz. İlk parametre olarak kaç sütun getirilmek istendiği süslü parantez içine yazılır (Alt Gr + 7 ={, Alt Gr + 0 = }) Biz iki sütun getirmek istediğimiz için 1 ve 2 yazıyoruz. Sonrasında ise bunların hangi aralıklar olduğunu belirtiyoruz. (İhracat ülke C sütunu C1:C6, Satış Tutarı E sütunu E1:E6), ELEMAN fonksiyonu yazıldıktan sonra filtreleme koşumuzu belirtiyoruz. Ayrıca yazılan bu fonksiyonun başına Topla (Sum), Ortalama (Average), Maksimum (Max), Minimum (Min) fonksiyonları yazılarak daha kullanışlı hale getirilebilir.

Benzersiz (Unique), Bağ_değ_Dolu_say (CountA)

Fonksiyonun amacı filtre fonksiyonunu getirilen büyük veriden tekrar eden verileri benzersiz hale getirip kaç adet veri olduğu bulunmasına yardımcı olur.

I1 hücresinde adı geçen kişinin kaç farklı ülkeye ihracat yaptığı bulunmak istenmiştir. İlk önce filtre fonksiyonuyla tablo seçilip YK Başkanı sütunu I1 hücresine eşit olanlar seçilir. Sonrasında sadece ihracat ülke adetini öğrenmek için tekrar filtre fonksiyonu parantezine alınarak 6 sütun bulunan tablodan ülke adının bulunduğu sütunu seçmek için 1 dizin numarası verilir. Sonrasında formül Benzersiz parantezine alınarak 4 adet gelen ülke sayısı 3 indirilip dolu olan hücreler saydırılmak için bağ_değ_dolu_say fonksiyonu yazılır ve I1 de yazan kişinin kaç farklı ülkeye ihracat yaptığı bulunur.

Yazar: Çetin Sönmez